Какие документы нужны, чтобы легально продавать товары онлайн

Когда предприниматель начинает продавать товары через интернет, он почти всегда думает о витрине, рекламе, доставке и цене. Но реальная точка риска чаще всего не в маркетинге, а в документах и юридической “гигиене”. Ошибки на старте выглядят безобидно: “потом оформлюсь”, “потом сделаю оферту”, “потом разберусь с кассой”, “сертификаты у поставщика где-то есть”. А дальше появляются проблемы, которые в онлайне быстро превращаются в штрафы, блокировки платежей, жалобы покупателей, возвраты, претензии, конфликты с площадками и банками.

Важный момент: легальная онлайн-торговля — это не один “волшебный документ”, который решает всё. Это набор обязательных вещей, которые закрывают разные зоны: ваш статус (кто вы юридически), ваши расчёты (как вы принимаете деньги и выдаёте чек), права потребителя (как вы информируете, доставляете и принимаете возвраты), персональные данные (как вы собираете телефон, адрес и контакты), документы на товар (что подтверждает безопасность и соответствие требованиям), а также договоры с подрядчиками (доставка, эквайринг, склад, реклама). Если собрать этот набор правильно, вы сможете спокойно масштабироваться и не бояться проверок и конфликтов.

Ниже — подробная, “по-взрослому” разобранная карта документов. Я буду говорить простым языком, но с правильной логикой: что обязательно, что почти всегда нужно, а что нужно только в отдельных категориях товаров. По ходу будет много нюансов, потому что именно нюансы чаще всего и “съедают” бюджет.

С чего начинается легальность онлайн-продаж: кто вы как продавец

Первый документ, который вам нужен, — это не сертификат и не оферта. Это подтверждение того, что вы имеете право вести деятельность и принимать деньги. В России для продаж товаров онлайн чаще всего выбирают одну из трёх моделей: самозанятый (НПД), индивидуальный предприниматель (ИП), общество с ограниченной ответственностью (ООО). От выбранной модели зависит почти всё: можете ли вы продавать именно ваш товар, нужна ли онлайн-касса, какие налоги, как работать с поставщиками, насколько охотно банки дают эквайринг, и как вы будете выглядеть для крупных партнёров.

Самозанятый (НПД) удобен тем, что проще стартовать и проще администрировать. Но у него есть ограничения, которые многие узнают слишком поздно. Самозанятый не может просто “перепродавать” чужие товары как классический магазин — как правило, это режим для продажи собственной продукции или выполнения работ/услуг. Отдельно есть ограничения по подакцизным товарам и товарам с обязательной маркировкой в ряде случаев. Поэтому если вы планируете нормальный ассортимент с закупкой и перепродажей, чаще всего безопаснее идти через ИП или ООО.

ИП — самый популярный формат для старта интернет-торговли. Он проще в управлении, чем ООО, и при этом даёт право вести полноценную торговую деятельность, заключать договоры, принимать оплату, подключать эквайринг и официально оформлять продажи. Для большинства небольших и средних онлайн-магазинов ИП — это практический стандарт.

ООО чаще выбирают, когда: несколько собственников, нужна “корпоративная” форма, планируются большие обороты, работа с крупными поставщиками, тендерами, сложной логистикой, или когда важно разделить личные риски и риски бизнеса. ООО обычно требует больше дисциплины: бухгалтерия, документы, корпоративные решения. Но иногда это оправдано уже на старте, если проект сразу предполагает рост и команду.

Документы, подтверждающие ваш статус, нужны не только “для галочки”. Без них могут возникнуть проблемы при подключении платежей, работе с рекламой, размещении на площадках, открытии расчетного счета и в случае претензий покупателя. Чем раньше вы оформите статус, тем меньше хаоса будет в бизнесе.

Регистрационные документы: базовый пакет, который должен быть у продавца

В онлайне часто продают “по-человечески”: через чат, звонки, переводы. Но легальность — это способность в любой момент подтвердить, кто вы и на каком основании вы продаёте. Базовый комплект зависит от формы бизнеса.

Если вы ИП, в практике вам потребуется:

• подтверждение регистрации ИП (ваши регистрационные сведения из реестра);
• ИНН;
• коды видов деятельности (обычно это торговля, интернет-торговля и сопутствующие направления);
• документы по системе налогообложения (что выбрано: упрощенка, патент и т.д.);
• расчетный счет (не всегда юридически обязателен, но в онлайне почти всегда нужен для эквайринга, поставщиков и прозрачности).

Если вы ООО, комплект обычно шире:

• устав;
• решение/протокол о создании;
• сведения о директоре (приказ о назначении);
• регистрационные сведения из реестра;
• ИНН/КПП;
• расчетный счет;
• при необходимости — доверенности на сотрудников, которые подписывают документы или принимают товар.

Если вы самозанятый, ключевым будет подтверждение постановки на учет в режиме НПД и корректное формирование чеков в приложении налоговой. Это “ваш чековый документ” вместо классической онлайн-кассы, но важно понимать ограничения режима, чтобы не начать продавать то, что под НПД не подходит.

Эти документы не нужно публиковать полностью на сайте. Но реквизиты продавца, форма работы и возможность идентифицировать продавца для покупателя — обязательная часть доверия и соблюдения правил дистанционной торговли. Чем прозрачнее вы выглядите, тем выше конверсия и меньше конфликтов.

Документы для приема оплаты: онлайн-касса, чеки, эквайринг и “как правильно”

Самая опасная зона для новичков — расчёты. В онлайне легко начать принимать деньги на карту “как физлицо”, получать переводы, принимать оплату в мессенджере, и думать, что “это просто переводы”. Но с точки зрения законов о расчетах и налогового контроля принципиально важно, кто принимает деньги и как оформляется факт оплаты.

Если вы работаете как ИП или ООО и получаете оплату от покупателей-физлиц за товары, в большинстве практических сценариев вам нужна контрольно-кассовая техника и выдача кассового чека в установленном порядке. Смысл правила простой: покупатель должен получить чек, а государство — фискальные данные о расчёте. В дистанционной торговле это часто означает электронный чек, отправленный покупателю.

Чек — это не “документ по желанию”. Это часть легальности. И именно отсутствие чеков чаще всего становится причиной претензий и штрафов, потому что это легко проверяется и фиксируется.

Какие документы формируют вашу “финансовую легальность” в онлайне:

• договор/подключение онлайн-кассы (собственная касса или облачная касса, если модель подходит);
• договор с оператором фискальных данных (ОФД), через которого уходят данные;
• настройка способа отправки электронного чека покупателю (телефон или электронная почта) и регламент, что вы делаете, если покупатель просит чек на бумаге при получении;
• договор эквайринга или договор с платежным сервисом/агрегатором (если принимаете оплату картами, через СБП и т.д.);
• регламент возвратов: как делается возврат денег и как оформляется чек возврата/корректировки, чтобы не получить кассовые расхождения.

Отдельно нужно сказать про самозанятых. В их случае классическая онлайн-касса обычно не применяется, но это не означает “никаких документов”. Самозанятый обязан сформировать чек в приложении налоговой и передать его покупателю. Если чек не сформирован, покупатель юридически не защищен, а продавец рискует. Поэтому “чек в Мой налог” — это такой же обязательный элемент дисциплины, как касса для ИП/ООО.

Очень частая ошибка — думать, что “если оплата переводом на карту, то касса не нужна”. В реальной практике это приводит к проблемам, потому что форма оплаты не отменяет обязанность правильно оформлять расчёт, если вы продаёте как бизнес. Если вы хотите спать спокойно, настройте прием платежей так, чтобы каждый платеж автоматически сопровождался корректным оформлением и выдачей чека.

Документы, которые должны быть у интернет-магазина на сайте: оферта, реквизиты, возвраты, правила

В офлайн-магазине многие вещи “понятны по умолчанию”: продавец стоит на кассе, товар можно потрогать, чек выдали, уголок потребителя где-то есть, а возврат — на месте. В онлайне покупатель не видит продавца. Поэтому закон и практика требуют, чтобы вы дали покупателю всю существенную информацию в понятном виде до покупки, а условия покупки должны быть оформлены так, чтобы их можно было подтвердить.

Это не про формальность. Это про снижение конфликтов, рост доверия и защиту вас как продавца. Правильно оформленные документы на сайте уменьшают количество “токсичных” обращений, делают возвраты управляемыми и снижают риск претензий.

Публичная оферта (договор розничной купли-продажи) — это документ, который объясняет условия продажи в дистанционном формате: что продаете, как оформляется заказ, как происходит оплата, доставка, передача товара, какие сроки, как действуют скидки, как оформляется возврат, что считается подтверждением заказа, что происходит при отсутствии товара. В дистанционной торговле оферта — это основа, потому что именно на ее условиях покупатель делает заказ, а вы подтверждаете заключение договора.

Реквизиты продавца. Покупатель должен понимать, кто именно продает товар. Для ИП это обычно: ФИО, ИНН, регистрационные данные, контактный телефон и адрес для обращений. Для ООО — наименование, ИНН/КПП, юридический адрес, контактные данные. Чем проще покупателю найти реквизиты, тем меньше недоверия и тем выше конверсия.

Политика конфиденциальности и документы по персональным данным. Если вы собираете имя, телефон, адрес, e-mail, а в интернет-магазине это почти всегда так, вы становитесь оператором персональных данных. Это означает, что вы обязаны правильно информировать пользователя о том, какие данные собираете, зачем, на каком основании, как храните, кому передаете (например, службам доставки или платежным сервисам), и как пользователь может отозвать согласие или запросить удаление данных.

Важно понимать: в персональных данных многие требования связаны не с тем, “есть ли у вас бумага”, а с тем, “как вы реально действуете”. Если у вас на сайте написано одно, а на практике вы передаете данные куда угодно и храните бесконтрольно — документ не спасет. Поэтому политика должна соответствовать реальности.

Согласие на обработку персональных данных. Пользователь должен дать согласие на обработку данных там, где это требуется, и это согласие должно быть оформлено корректно, а не спрятано “внутри оферты мелким шрифтом”. Практически это означает понятный чекбокс, ясный текст, и логика, при которой согласие действительно является отдельным подтверждением.

Условия доставки и оплаты. Это не просто “доставляем по России”. Покупателю важно знать сроки, способы доставки, стоимость, кто несет риск до передачи, как получить товар, можно ли проверить при получении, что делать при повреждении. Чем точнее вы прописали процесс, тем меньше спорных ситуаций.

Политика возврата и обмена. В дистанционной торговле возвраты регулируются отдельными правилами, и ваша обязанность — донести порядок возврата до покупателя. Ошибка новичков — писать “возврата нет”. Это почти всегда приводит к конфликтам и жалобам. Гораздо умнее сделать возврат понятным, управляемым и заранее описанным. Тогда возврат становится процедурой, а не скандалом.

Есть важный нюанс: в дистанционной покупке покупатель имеет право отказаться от товара до передачи, а после передачи — в течение определенного срока. Если вы не предоставили информацию о порядке и сроках возврата в момент доставки в письменном виде, срок отказа может быть существенно больше. Поэтому “документы по возврату” — это не просто страница на сайте, это еще и корректное информирование покупателя при передаче товара.

Документы на товар: что подтверждает законность и безопасность продаж

Следующий большой блок — документы на товар. Здесь предприниматели часто путают две вещи. Первое: “товар хороший, все покупают”. Второе: “есть подтверждение соответствия и соблюдены требования по маркировке, информации и безопасности”. Покупатель может быть доволен, но если у вас нет необходимых документов по требованиям к товару, риски остаются.

Документы на товар зависят от категории. Где-то достаточно нормальной маркировки и корректной информации. А где-то нужны декларации, сертификаты, регистрационные удостоверения, ветеринарные документы, особые условия хранения и транспортировки.

Наиболее частые документы на товары:

• Декларация о соответствии или сертификат соответствия (в зависимости от товарной группы и требований техрегламентов). Это базовые документы, которые подтверждают, что товар соответствует обязательным требованиям.
• Свидетельство о государственной регистрации (СГР) — встречается в отдельных категориях, где требуется санитарно-эпидемиологическое подтверждение.
• Инструкция, состав, условия эксплуатации — особенно важно для техники, детских товаров, косметики, бытовой химии, товаров с риском неправильного применения.
• Гарантийные условия — если товар предполагает гарантию, важно, чтобы у вас была понятная гарантийная политика и документы, подтверждающие условия обслуживания.
• Документы происхождения и закупки — договоры/накладные/УПД от поставщика. Это важно и для учета, и для доказательства легального источника товара, особенно если возникают вопросы по качеству или по правам на бренд.

На практике, если вы закупаете товар у поставщика, он часто говорит: “сертификаты есть”. Но “есть” — не означает, что они актуальны, применимы к вашей партии и что вы сможете их предъявить при запросе. Поэтому нормальная бизнес-практика — хранить документы в систематизированном виде, знать, какие документы относятся к каким товарам, и уметь быстро подтвердить соответствие.

Маркировка товаров: когда без нее нельзя продавать и какие документы нужны

Отдельная зона риска — обязательная маркировка товаров. В некоторых категориях продажа товаров без маркировки или с нарушением правил учета может привести к серьезным последствиям. Здесь важно не только “наклеить код”, но и выстроить учет: приемка, вывод из оборота, передача, возвраты. Если вы продаете такие товары, документы и учет превращаются в обязательную часть процесса, а не в бюрократию.

Что обычно включает “документальная” часть маркировки:

• регистрация в системе маркировки (если ваш ассортимент относится к обязательной маркировке);
• договоры и настройки с теми, кто обеспечивает обмен данными (в зависимости от схемы продаж и учета);
• регламенты по приемке и продаже маркированного товара, чтобы коды не терялись и корректно списывались;
• подтверждение легального происхождения товара и корректного оборота кодов.

Важно: маркировка — это не история “для крупных”. Даже небольшой продавец, если он попадает в маркируемую категорию, обязан соблюдать правила. Поэтому перед стартом продаж лучше один раз проверить, относится ли ваш товар к обязательной маркировке, и только потом планировать закупку.

Документы по правам потребителя: возвраты, претензии, гарантия, информация о товаре

Продажи онлайн автоматически попадают в чувствительную зону защиты прав потребителей. Покупатель не видит товар до покупки, поэтому право отказаться от покупки в дистанционном формате устроено иначе, чем в офлайне. Если вы работаете с физлицами, вам важно не только “не нарушать”, но и заранее выстроить спокойный процесс возвратов и претензий.

Документы, которые помогают вам управлять этой зоной:

• понятные условия возврата и обмена, размещенные на сайте и подтверждаемые в заказе;
• письменное информирование о возврате при передаче товара (это может быть вкладка в посылку или электронный документ, который вы отправляете вместе с подтверждением заказа и повторно при отгрузке);
• гарантийная политика (если применимо);
• регламент обработки претензий: сроки ответа, порядок диагностики, порядок возврата денег.

В реальной жизни эти документы экономят деньги. Когда у вас нет четкого процесса, сотрудники (или вы сами) решают каждый случай “по настроению”. Где-то вы уступаете лишнее, где-то спорите там, где лучше быстро решить вопрос, где-то нарушаете сроки и провоцируете жалобы. Документы превращают хаос в процедуру.

Отдельно стоит сказать о “информации о товаре”. В онлайне карточка товара — это не маркетинговый текст, а часть договора и доказательство того, что покупатель был информирован. Чем точнее характеристики, условия использования, комплектация, фото, ограничения и правила ухода, тем меньше конфликтов и возвратов. Это тоже документальная дисциплина, просто в цифровом виде.

Персональные данные: какие документы нужны, если вы принимаете заявки и оформляете заказы

Если вы собираете заявки, вы почти всегда собираете персональные данные. Даже если вы не берете паспортные данные, телефон и адрес — это уже персональные данные. Если вы используете мессенджеры, CRM, формы на сайте, сервисы аналитики и рассылки, вы фактически выстраиваете целую “цепочку” обработки данных. Именно в этой зоне предприниматели часто допускают ошибки, потому что кажется, что “у меня маленький магазин, кому я нужен”. На практике штрафы и проверки не зависят от того, “большой вы или маленький”, они зависят от факта нарушения.

Что должно быть у продавца с точки зрения документов:

• политика обработки персональных данных (понятная, соответствующая вашей реальности);
• согласие на обработку персональных данных (оформленное корректно);
• описание целей обработки: оформление заказа, доставка, обратная связь, гарантийное обслуживание, возвраты;
• описание категорий данных: имя, телефон, адрес, e-mail и т.д.;
• описание сроков хранения данных и мер защиты (без “страшных” формулировок, но по сути);
• регламент передачи данных третьим лицам: службе доставки, платежному сервису, складу/фулфилменту, если они участвуют в выполнении заказа.

Вам не нужно превращать политику в юридическую диссертацию. Но она должна быть адекватной, правдивой и понятной. Когда политика “скопирована” и не соответствует вашим действиям, она не помогает, а иногда даже ухудшает ситуацию, потому что показывает несоответствие слов и фактов.

Договоры с подрядчиками: без чего онлайн-торговля не становится системной

Онлайн-торговля почти всегда опирается на внешних партнеров. Даже если вы сами упаковываете товар, вы все равно используете банковские сервисы, доставку, рекламные кабинеты, хостинг, CRM, мессенджеры. Для маленького бизнеса кажется, что “договоры не нужны”, потому что всё можно сделать “по переписке”. Но как только начинаются спорные ситуации — потеря товара, сбой оплаты, возврат денег, блокировка аккаунта — отсутствие нормальных договорных отношений бьет по вам.

Договоры, которые чаще всего нужны:

• Договор с поставщиком (или документы закупки): фиксирует условия поставки, ответственность, возвраты брака, документы на товар, сроки.
• Договор с платежным сервисом/эквайрингом: описывает порядок приема оплаты, возвратов, комиссий, спорных операций.
• Договор со службой доставки или агрегатором доставки: описывает ответственность за утрату, сроки, порядок передачи, компенсации.
• Договор с фулфилментом/складом, если хранение и упаковка вынесены наружу: без него вы зависите от чужой дисциплины.
• Договор с подрядчиком по рекламе, если продвижение ведет агентство или специалист: он нужен не только “для оплаты”, но и для правильного распределения ответственности.

Даже если вы работаете через публичные сервисы по их правилам, фиксируйте ключевые условия, тарифы, доступы, ответственных лиц и порядок урегулирования спорных ситуаций. Для малого бизнеса это часто звучит как “слишком взросло”, но именно это отличает бизнес от хобби.

Реклама и продвижение: почему теперь важно не только запустить, но и оформлять

Многие предприниматели воспринимают рекламу как “нажал кнопку — пошли показы”. Но в последние годы интернет-реклама стала зоной, где есть дополнительные требования к учету и корректному оформлению. Это означает, что легальность онлайн-торговли — это не только товар и касса, но и то, как вы продвигаете свой товар.

Если вы запускаете рекламу, особенно через подрядчиков или через площадки, вам важно хранить:

• договоры и акты с подрядчиками по рекламе (если они есть);
• подтверждения расходов (для учета и налогов);
• материалы рекламных объявлений и информацию по размещениям (чтобы в случае вопросов вы могли подтвердить, что именно размещалось);
• регламент согласования рекламных материалов, чтобы не нарушать требования к рекламе отдельных категорий товаров.

Даже если вы малый бизнес, относитесь к рекламе как к документируемому процессу. Это дисциплина, которая потом спасает время и нервы.

Отдельные категории товаров: когда нужен специальный “пакет” документов

Есть товары, которые нельзя просто так продавать “как обычные”. В одних случаях нужны лицензии, в других — специальные разрешения, особые условия хранения, дополнительные документы на партию, обязательный учет, строгие правила доставки. Обычно это категории с повышенным риском для здоровья, безопасности или с регулированием государства.

Если ваш ассортимент относится к таким категориям, не пытайтесь “проскочить”. В онлайне всё быстро фиксируется: карточки, чеки, поставки, отзывы. Лучше заранее определить, относится ли товар к регулируемым категориям, и подготовить документы правильно. Это дешевле, чем решать последствия.

Как понять, что у вас “всё легально”: практическая логика проверки

Чтобы не утонуть в формальностях, полезно мыслить не “документами”, а “вопросами контроля”. Если вы можете уверенно ответить “да” на эти вопросы, значит вы собрали основу легальности.

• Покупатель понимает, кто продавец, как связаться и какие условия покупки.
• Любая оплата оформляется корректно и подтверждается чеком (кассовым или чеком самозанятого — по вашей модели).
• Покупатель заранее информирован о доставке, возвратах и сроках, а при передаче товара получает понятную информацию о порядке возврата.
• На каждый товар, где это требуется, у вас есть документы соответствия и вы можете их предъявить.
• Если товар требует маркировки, вы соблюдаете правила маркировки и учета.
• Вы корректно собираете и обрабатываете персональные данные, у вас есть политика и понятный механизм согласия.
• У вас есть договорная база с ключевыми подрядчиками, чтобы не зависеть от “переписки в чате”.

Да, это звучит объемно. Но хорошая новость в том, что большинство вещей делается один раз и потом работает годами. А плохая новость в том, что игнорирование этих вещей обычно “наказывает” в момент роста: когда пошли продажи, когда пошла реклама, когда появились возвраты. Поэтому правильное время заняться документами — до того, как вы разгоните обороты.

Где быстрее стартовать продавцу без лишней бюрократии и комиссий: маркетплейс Latorga.ru

Если вы хотите начать получать заявки на товары без ощущения, что на старте нужно “сразу построить целую корпорацию”, имеет смысл использовать площадку, где сам процесс продаж проще, а конкуренция ниже, чем на перегретых рынках. Именно поэтому многие продавцы выбирают запуск на новом маркетплейсе Latorga.ru.

Модель Latorga.ru построена так, чтобы продавцу было максимально просто стартовать. Достаточно зарегистрироваться, опубликовать товары и выбрать тариф “Магазин” или “Бизнес” — и дальше вы начинаете получать обращения от покупателей. Важное преимущество для экономики продавца — на Latorga.ru нет никаких комиссий. Это означает, что вы не отдаете процент с каждой продажи площадке, а ваша маржинальность сохраняется в руках бизнеса.

Оплата и доставка на маркетплейсе осуществляются напрямую между продавцом и покупателем. Сделка обсуждается и согласовывается через онлайн-чат или по телефону. Такой формат особенно удобен, когда покупателю нужна консультация, уточнение характеристик, подбор, согласование сроков или индивидуальные условия доставки. Продавец не теряет контакт с клиентом и может выстраивать нормальную коммуникацию, как в классической продаже.

На отдельных тарифах сервис дополнительно привлекает внутренний и внешний источник трафика для увеличения заявок продавца. Настройка рекламы в Яндекс Директ и на других площадках выполняется за счет маркетингового отдела маркетплейса. Это снимает большую часть нагрузки с продавца: вам не нужно глубоко разбираться в рекламных кабинетах, чтобы получить первые обращения. Вы концентрируетесь на товаре, наличии, скорости ответа и качестве работы с заявками.

Дополнительный плюс нового маркетплейса — он еще не перегружен конкуренцией. Это означает, что продавцу проще занять видимые позиции и начать получать заявки без постоянной гонки скидок и без необходимости “пробиваться” через тысячи однотипных карточек.

Если вы ищете практичный способ запустить онлайн-продажи быстрее, начать получать заявки и параллельно выстроить свою документальную и операционную базу, Latorga.ru может стать удобной стартовой площадкой: зарегистрировались, разместили товары, выбрали тариф — и начали работать с реальным спросом.

FAQ

Можно ли продавать товары онлайн без регистрации ИП или ООО?

На практике это зависит от модели. Если вы регулярно продаете товары с целью извлечения прибыли, безопаснее оформить статус, который позволяет вести торговлю официально. Самозанятость подходит не всегда из-за ограничений, а работа “как физлицо” в регулярной торговле создает риски с точки зрения налогов, банков и претензий покупателей.

Нужна ли онлайн-касса интернет-магазину?

Если вы продаете как ИП или ООО и принимаете оплату от покупателей-физлиц, в большинстве сценариев чек обязателен и касса требуется. Формат может быть разным, но логика одна: расчет должен сопровождаться корректным фискальным подтверждением. У самозанятых вместо кассы используется формирование чека в приложении налоговой, но чек всё равно обязателен.

Что обязательно должно быть на сайте, чтобы продажи были “юридически аккуратными”?

Обычно нужен документ с условиями покупки (оферта), понятные реквизиты продавца, условия доставки и оплаты, порядок возврата, а также документы по персональным данным: политика и корректное согласие. Эти страницы не только снижают юридические риски, но и повышают доверие и конверсию.

Какие документы на товар нужны для онлайн-продаж?

Это зависит от категории. В ряде категорий достаточно корректной маркировки и информации, но во многих случаях требуются декларации или сертификаты соответствия. Если товар относится к категории обязательной маркировки, нужно соблюдать правила маркировки и учета. Правильная практика — держать документы на товар системно и быстро находить их по запросу.

Если я продаю через мессенджер и договариваюсь с покупателем по телефону, документы все равно нужны?

Да, потому что способ общения не отменяет обязанностей продавца. Если вы продаете товары регулярно, важны и статус продавца, и корректное оформление расчетов, и соблюдение правил возврата, и корректная работа с персональными данными. Мессенджер — это канал, а не замена юридическим требованиям.